Hebben jullie altijd al een ERP op maat gehad?
Jan Van Orshoven: Ja, al sinds de opstart in 2002 heeft Analyz-it z'n eigen ERP in gebruik. De allereerste versie was een MS Access toepassing met een SQL database erachter, de opvolger werd in gebruik genomen in 2007 en was toen al een .Net webapplicatie met SQL database. Nu 18 jaar later is het tijd voor de versie 3.0. Het zal een .NET 5 toepassing worden met SQL server en gehost in Azure. Met andere woorden 100% 'in the cloud'. Ondertussen hebben we ook voor een heel aantal klanten een ERP op maat gemaakt.
Waarom op maat en geen standaard toepassing?
Jan Van Orshoven: Al sinds mijn studententijd maak ik software op maat. Doordat we steeds bezig zijn met het optimaler en sneller maken van bedrijfsprocessen, is het heel moeilijk om met de beperkingen van een standaard oplossing te leren leven. Nu worden de ERP-toepassingen uiteraard niet meer door mezelf maar door ons team gebouwd, doch dat neemt niet weg dat ik als analist nog steeds de neiging heb om elk bedrijfsproces zo optimaal mogelijk te maken.
En dan zijn enkele onnodige klikken in een toepassing er te veel aan. Schermen die niet logisch gerangschikt staan of niet alle informatie ineens bevatten vind ik storend. Of nog erger: informatie die gekopieerd of geïmporteerd moet worden, vind ik onnodig tijdverlies. Ik kan genieten van een toepassing die precies doet wat ze moet doen.
Jullie hadden al een Online ERP in .NET, waarom toch vernieuwen?
Jan Van Orshoven: Met de huidige versie van ons ERP - nota bene al 13 jaar oud en nog steeds up-to-date - zouden we zonder problemen verder kunnen. We hebben echter de laatste jaren nieuwe leuke functionaliteiten geleerd die we mee willen integreren in ons nieuw ERP.
Enkele voorbeelden van nieuwe functies:
1. We volgden afgelopen jaar een cursus bij BestBuro om efficiënter te werken met Outlook. Een super cursus en ik raad iedereen aan om deze ook te volgen. We leerden om met 'snelle stappen' in Outlook nieuwe taken aan te maken en deze te delegeren in de organisatie. Met ons nieuw ERP willen we alle bedrijfstaken - niet enkel Outlook taken - centraal beheren, zodat de ganse organisatie zicht heeft op alle projecttaken, support-tickets, sales-opvolging en planning. Outlook en ERP zullen hand in hand gaan.
2. Met Microsoft Teams en OneNote kan je bestanden en notities ook delen met je klanten, een super idee. Alleen heeft niet iedereen een Microsoft account en willen we geen 2 omgevingen onderhouden. Daarom willen we alles centraliseren en zal alle projectinformatie, timesheets en facturen voor onze klanten eenvoudig online raadpleegbaar zijn.
3. We gebruiken vandaag een extern systeem voor bugtracking en support-tickets. Ook hier moeten we onze klanten en projecten dubbel definiëren. We zouden liever binnen 1 centraal systeem blijven; dat bespaart weer extra werk.
4. Automatisch online factureren. Onze klanten waren 13 jaar geleden nog niet klaar om online facturen te ontvangen, nu zijn er meer en meer bedrijven bezig met paperless office en ecologie. Dat maakt dat we vanaf nu zo veel mogelijk online gaan factureren.
Wat met licenties, versies en automatische updates?
Jan Van Orshoven: Een vaak gehoord argument bij standaard ERP oplossingen is dat je via je licentie automatisch de laatste versie en updates krijgt. En zolang er niks op maat gemaakt is, en de aangekochte ERP versie ondersteund wordt, klopt dat ook. Maar... ik heb in mijn carrière van meer dan 20 jaar al menig ondernemer horen klagen dat hij moet upgraden naar een andere versie van het ERP of dat zijn bestaand ERP ineens niet meer ondersteund wordt.
De haat-liefde verhouding tussen ERP aanbieder en klant heeft vaak een technische oorzaak: ERP software 'leeft' maar zolang als het framework waarbinnen dit gebouwd is. Zulke frameworks worden maar beperkt ondersteund door de onderliggende maker ervan. Als die periode afgelopen is, dan moet de verdeler je een andere oplossing geven. Het perverse van die situatie is dat hij er dan opnieuw aan kan verdienen en dus geneigd is om mee te gaan met de aanbieder van het framework.
Bij ons liggen de kaarten anders: er is geen tussenliggende basis-oplossing die mee moet onderhouden worden door een ERP fabrikant. Ik bespaar je de technische details, maar als je kiest voor software door ons gebouwd in ASP.net, dan is dat upgradable. Dat wil zeggen dat je één keer om de 5-7 jaar de software kan laten upgraden tegen een zeer beperkte kost. Dat is geen 'sales-talk', want ik keek net even in onze logging, en voor de upgrade van diverse ERP systemen op maat hebben we in het verleden 1 tot 3 weken werk gehad. Die kostprijs is minimaal in vergelijking met de licentiekosten die je op 5-7 jaar zou betalen bij standaard ERP systemen; of erger, de kost van de implementatie van een heel nieuw systeem.
Wanneer is een ERP op maat geniaal en niet geschift?
Jan Van Orshoven: In 95% van de gevallen is een online ERP op maat laten maken geschift. Echter voor een aantal bedrijven is het geniaal. Het is sowieso pas aan te raden als de nodige functionaliteiten niet in een standaard ERP te vinden zijn. Enkele argumenten om wel te kiezen voor een Online ERP op maat:
- Veel gebruikers die ver uit elkaar zitten (bedrijf - klanten - vertegenwoordigers - werven - chauffeurs - ..)
- Functionaliteiten nodig die niet in standaard ERP's zitten
- Online en van overal te gebruiken
- Integratie met andere hard- of software nodig (weegschalen, labelprinters, API's ...)
- Externen moeten informatie opvragen via website, App's of API's
- Geen installatie van software nodig
- Te koppelen op bestaande boekhoudsystemen en databases
- Werkt op Ipad en Smartphones
- Geen meerkost bij meer gebruikers
-
Integraties met Microsoft Office (Outlook, OneNote, Word, Excel, ...)